Introducción a las Pistolas de Códigos de Barras

Desde hace ya mucho tiempo Laudus soporta las pistolas de códigos de barras. Esto significa que un producto se puede ingresar mediante el teclado por su código/descripción, o a través de una pistola de código de barras (lo cual es mucho más rápido, por supuesto).

En este post vamos a intentar dar una introducción a conceptos básicos de pistolas de códigos de barras y cómo operan en Laudus. Seguro que surgen dudas de los usuarios, que esperamos ver reflejadas en los comentarios.

Un pistola de código de barras lo que hace es leer el código de barras,  y a partir de las barras obtiene los números que estas barras representan. Es decir, un código de barras representa una serie de números (pueden ser letras y números, pero es más frecuente que sean sólo números). Al leer el código, la pistola obtiene los números que están representados, y pasa esos números (el código del producto) al computador.

Desde el punto de vista del computador, una pistola es exactamente igual que un teclado. De hecho, las pistolas se pueden conectar a un puerto del teclado (un puerto PS/2), o a un puerto USB simulando un teclado USB. Así, es como si el usuario digitara el código del producto.
La principal diferencia es que la pistola es mucho más rápida que un usuario, y además prácticamente no comete errores. Por eso es el método preferido para ingresar información.

Por eso, además de los códigos de los productos, con una pistola de códigos de barras se puede ingresar cualquier información en forma de barras, tales como números de serie, lotes, u otros.

¿Las barras sólo pueden representar números? No, las barras pueden representar números y letras en el mismo código. Sin embargo, depende del tipo de codificación que se utilice; todas las codificaciones pueden representar números, pero no todas pueden representar letras también.

¿Y qué es una codificación? Es una forma de representar los números en forma de barras. Hay varias codificaciones, como las conocidas EAN 13, Code 25, Code 39, y Code 128.
De ellas, por ejemplo, la EAN 13 y la Code 25 sólo puede representar números; y la Code 39 y Code 128 pueden representar números y letras. Y prácticamente cualquier pistola de códigos de barras puede leer cualquiera de las codificaciones más conocidas.

Para leer un código de barras, éste debe estar impreso. La mayoría de los productos tienen el código de barras impreso, pero si se quiere imprimir los códigos de nuestros productos, o números de serie o lotes, no es difícil. Se puede hacer desde Word mismo, para lo cual hay que comprar una fuente de códigos de barras (o bajarse alguna gratis), y después escribir el código y seleccionar la fuente que lo representa.
También se puede hacer desde Laudus, para lo cual habrá que encargar el formato de etiqueta o impreso que se quiere utilizar.

¿Dónde ingreso el código de barras en Laudus? En la ficha del producto hay una casilla específica para especificar el código de barras:

De todas formas, se puede utilizar el código de barras como código del producto, no hay nada que lo impida, y las búsquedas van a funcionar bien de cualquier forma. Pero no es una práctica habitual, ya que cada empresa codifica sus productos de acuerdo a una nomenclatura que tiene un sentido interno, y que ayuda a los usuarios  de la empresa a identificar a los productos de una manera más rápida; el código de barras es externo (no lo determina la empresa) y no suele tener significado interno.

¿Cómo se buscan los productos por su código de barras? Aquí está la verdadera utilidad de los códigos de barras. En Laudus puede buscar un producto por su código/descripción, o mediante el código de barras con la pistola.

Al agregar un producto a una cotización, pedido, guía, inventario, etc, se obtiene la siguiente pantalla (al hacer click en el botón de agregar nuevo producto en estos documentos):

en ella, al ingresar caracteres se filtran todos los productos que contienen la búsqueda dentro del nombre, o de la descripción, o del código de barras. Es la forma de buscar un producto mediante el teclado.

Pero si al estar editando una factura, por ejemplo, se lee un código de barras con la pistola, Laudus busca automáticamente ese código en todos los productos. Primero localiza si algún producto tiene el mismo código de barras que el ingresado (tiene que ser exactamente igual, no vale que sea sólo en parte igual), y si no encuentra ninguno entonces intenta localizar si algún producto tiene el código/nombre igual al código de barras «pistoleteado».
Si coincide alguno de los dos, entonces se agrega el producto.

No hace falta pinchar el botón de agregar producto, basta con leer el código de barras con la pistola para que Laudus agregue el producto. Igualmente, si no se está editando una cotización nuevo, por ejemplo, al leer un código de barras Laudus crea el documento nuevo y le agrega el producto.

Y como he mencionado antes, también se pueden ingresar los números de serie, o los lotes, por ejemplo. En los números de serie es «casi obligatorio» ingresarlos con pistola, ya que suelen ser muchos caracteres, y además en letras muy pequeñas, lo cual lo hace realmente complicado si no se tiene una pistola de código de barras.

Sobre los modelos de pistolas de códigos de barras, decir que sí hay diferencias entre unas y otras. Las pistolas simples suelen estar entre los 60.000 y los 120.000 pesos, y es mejor adquirir una de buena calidad por varias razones: tienen más campo de acción (más ángulo de lectura y distancia de «disparo»), tienen más precisión (pueden leer códigos en peores condiciones),  y soportan más opciones de configuración.
Cuando hablamos de pistolas «simples» queremos decir aquellas que sólo leen códigos de barras y están conectadas por cable al computador (ya que las hay inalámbricas, con memoria, etc).

Y por último, un apunte sobre las etiquetas de radio frecuencia (RFID), que son los códigos de barras del futuro. Éstas son etiquetas que se leen por proximidad, es decir, el lector sólo tiene que estar cerca de la etiqueta. Son más caras que los códigos de barras, y por eso no se utilizan tanto (aunque cada vez se utilizan en más aplicaciones). Sin embargo son mucho más cómodas y rápidas de leer, además de poder contener más información. Por ejemplo, si todos los productos del supermercado estuvieran identificados con estas etiquetas, se podría pasar el carrito de la compra por la caja sin necesidad de sacar los productos del carrito, y en un segundo la caja sabría todo el contenido con su valor total.
Por supuesto, no sólo las etiquetas son diferentes, sino que además los lectores también cambian.

Como conclusión rápida, si usted tiene una gran variedad de productos, o necesidades de venta rápida por su tipo de actividad, no dude en adquirir pistolas de códigos de barras e implementarlos a lo largo de su empresa, ya que los ahorros en tiempo son significativos. En otro post veremos cómo configurar estas pistolas para su uso óptimo, ya que depende de cada fabricante.