Aquí se configurarán los datos relativos a la contabilidad, bancos por defecto, moneda principal, etc.
Moneda de la empresa
•Moneda principal: es la moneda que se va a utilizar por defecto en Laudus. Para saber como añadir una moneda nueva, dirígase al apartado Monedas.
Por lo general esta moneda será el peso. Las siglas CLP son las siglas internacionales para designar al peso chileno (según el estándar ISO 4217).
Es muy importante no modificar esta moneda, ya que todas las transacciones en Laudus recogen internamente la moneda en la que se han realizado.
Sólo tiene sentido sentido asignar otra moneda en el caso que la empresa haya solicitado ante el SII el llevar su contabilidad y registros en otra moneda, por ejemplo el dólar.
Cobros por defecto
•Banco por defecto: es el banco que se utiliza por defecto para los pagos/cobros con Cheque o Pago Automático de Cuentas. El banco tiene que definirse previamente en la pantalla de "Bancos y lugares de depósito" del menú "Compras".
•Caja por defecto: es la caja que se utiliza por defecto cada vez que se hace un pago/cobro en efectivo. La caja tiene que definirse previamente en la pantalla de "Bancos y lugares de depósito" del menú "Compras". Se pueden tener definidas varias cajas (según moneda o localización, por ejemplo), y la caja que se selecciona aquí es la que se utilizará por defecto.
•Tarjeta de Débito: es el banco que se utilizará por defecto para los cobros con tarjeta de débito. El banco tiene que definirse previamente en la pantalla de "Bancos y lugares de depósito" del menú "Compras".
•Tarjeta de Crédito: es el banco que se utilizará por defecto para los cobros con tarjeta de crédito. El banco tiene que definirse previamente en la pantalla de "Bancos y lugares de depósito" del menú "Compras".
Como cada banco puede ir asociado a una cuenta contable, al especificar estos bancos para cada tipo de cobro, la centralización automática asignará la cuenta de cada banco escogido para los movimientos.
Centralización automática
Laudus por defecto genera automáticamente la contabilidad de los siguientes 6 movimientos: facturas de ventas emitidas a clientes, cobros de clientes (y otros tipos de cobros), ventas por pantalla simplificada, facturas de compras recibidas de proveedores, pagos a proveedores (y otros tipos de pagos), y liquidaciones de sueldos.
En estas opciones puede especificar qué tipo de movimientos desea que Laudus centralice automáticamente. A no ser que tenga una razón especial, es recomendable que deje que Laudus genere automáticamente la contabilidad a partir de los datos de gestión ingresados en cada pantalla. De esta manera, no se tienen que ingresar dos veces ningún datos, y Laudus mantiene sincronizada la gestión y la contabilidad.
Hay otro tipo de movimientos de final de periodo que Laudus hace automáticamente, como depreciaciones o cierre contable, pero esto no se configura, se va especificando en el asistente de cierre contable, que le ayuda a cerrar cada periodo.
Permitir sin contabilidad
En esta opción puede especificar si va a permitir que se generen movimientos de gestión que no generen contabilidad. Si lo permite (activa las casillas) Laudus permite grabar movimientos de gestión que no hayan generado contabilidad.
¿Cuándo puede suceder que se registre un movimiento de gestión y no la contabilidad? ¿No centraliza Laudus automáticamente los movimientos de gestión? Esto se produce cuando Laudus no tiene toda la información para generar la contabilidad a partir de la información de gestión. Por lo general es cuando no se han definido bien las cuentas contables a utilizar.
Por ejemplo, si en una factura de un proveedor no se indica a qué cuenta de gasto se va a llevar la factura, Laudus no puede generar la contabilidad. Si usted indica que no va a permitir Compras sin contabilidad, entonces Laudus no le dejará grabar la factura del proveedor hasta que no indique la cuenta contable a utilizar para el gasto.
Otros
•Dígitos de cuenta contable: es el número de números de las cuentas contables finales, las que se pueden imputar a movimientos contables. Puede cambiar este número en cualquier ocasión durante el ejercicio; si aumenta el número de dígitos, Laudus le preguntará si quiere añadir un cero al final de todas las cuentas. Por ejemplo, si quiere aumentar de 6 a 7 dígitos, Laudus convertirá todas las cuentas de 6 dígitos antiguas añadiéndoles un cero al final, pero no tocará las que tuvieran menos de 6 dígitos (grupos, subgrupos, subcuentas, ...).
•Encabezado hojas foliadas (cm): son los centímetros que Laudus debe dejar como espacio cuando imprime los libros contables (diario, mayor y balances). Se hace para poder imprimirlos bien en hojas foliadas previamente, y así no imprimir encima del encabezado que ya llevan las hojas.
•Porcentaje PPM: el porcentaje de PPM que la empresa tiene establecido. Se utiliza en la simulación del F29, para así poder obtener la cifra a pagar.
•Centralizar ingresos con RUT: si se utiliza en RUT en la centralización de las ventas en la cuenta de ingreso. En un comprobante de ventas, en el debe va la deuda que tiene el cliente con nosotros (que siempre se centraliza con su RUT), y en el haber va el IVA y la cuenta con el ingreso de la venta. Es éste ingreso el que algunas empresas quieren tener centralizado con RUT, para poder después ver en la contabilidad los ingresos por RUT.
En Laudus no es necesario centralizar el ingreso por RUT, ya que hay multitud de estadísticas para ver las ventas por clientes, familias de clientes, cruzarlos por vendedores, productos, etc. Pero si aún así usted quiere centralizar los ingresos con RUT, active esta casilla.
•Centralizar gastos con RUT: Utiliza la misma logica que el centralizar los ingresos con rut, y sirve para utilizar el RUT del proveedor en la centralización de las compras en la cuenta del gasto.
•Centros de Costos Obligatorios: si se marca esta opción se indicará que se debe introducir obligatoriamente un centro de costos en todos los movimientos que admitan Centros de Costos, tanto de ventas, cobros, pagos, personal, ...
•Contabilidad Multimoneda: si desea llevar la contabilidad multimoneda. Si decide habilitar la contabilidad multimoneda significa que puede especificar una moneda original para cada movimiento, además de su tipo de cambio en pesos. Pero Laudus siempre registra el movimiento en pesos (o la moneda principal si estableció otra diferente), ya que la contabilidad oficial siempre tiene que ir en pesos.
Al habilitar la contabilidad multimoneda se agregan las columnas en los comprobantes de importe en moneda original y tipo de cambio con el peso.
Cartolas
oActualizar los Pagos con las Cartolas: cuando se selecciona esta opción, al ingresar o cambiar una cartola en la conciliación bancaria, se marcan los pagos como depositados cuando el número de documento coincide con el que se especifica en la cartola. Revise las formas de configurar la conciliación bancaria en Bancos, para ver cómo se relaciona.
Cuando usted ingresa un pago, sobre todo cuando paga con cheque, se especifica la fecha de emisión del cheque y la fecha en la que el proveedor podrá ingresar el mismo. Pero no marca el cheque como depositado hasta que el proveedor no lo cobra. En ese momento debería ir a la pantalla de pagos, y actualizar el estatus del cheque como depositado (y se genera al mismo tiempo el comprobante de depósito).
Esta opción sirve para hacer más fácil este proceso, para que cuando usted actualice la cartola no haga falta que después vaya a la pantalla de pagos para indicar que ya se depositó el cheque. Laudus actualizará el cheque como depositado, y además generará el comprobante de depósito.
oHacer las fechas iguales: sólo puede modificar esta opción cuando tiene seleccionada la opción anterior "Actualizar los Pagos con las Cartolas". Si marca "Hacer las fechas iguales", cuando usted ingrese un pago en la cartola, Laudus comprueba si ese número de documento de pago en la cartola está ingresado como un pago. En caso de encontrar el pago, no sólo marca el pago como depositado, sino que también cambia la fecha de depósito del pago y la hace igual a la fecha del movimiento en la cartola.
oIgnorar cartolas anteriores al cierre: si marca esta opción, Laudus no procesará las cartolas anteriores al último cierre contable a la hora de hacer la conciliación bancaria global (la que abarca todas las cartolas). De esta manera es más rápido este informe.