Los bancos y lugares de depósito (por ejemplo Cajas) se especifican en esta pantalla. Estos son los bancos se utilizan para pagos y cobros, y NO son los mismos que los bancos que figuran, por ejemplo, en los empleados (al especificar la forma de pago). En esta pantalla registramos sólo nuestros bancos o cajas, y por ello le tenemos que asignar una cuenta contable, para que realice bien la centralización.
La información que se maneja en esta pantalla es:
•Nombre: nombre del banco o lugar de depósito.
•Notas: aquí podrá anotar aclaraciones que pudieran ser importantes.
•Cuenta contable: cuenta contable asociada al banco.
•Conciliar ingresos: la forma en la que se van a conciliar los ingresos de este banco. Puede escoger entre:
oPor Documento: para que un ingreso en la cartola concilie con un ingreso en el mayor, ambos deben tener el mismo número de documento. No tienen por qué tener la misma fecha. Si la línea de la cartola no tiene número de documento, se buscará otra línea en el mayor sin número de documento en el mismo rango de fechas de la cartola (la fecha puede no ser igual).
Este método no se utiliza mucho, ya que por lo general el número de documento que se suele ingresar en el mayor no suele ser el mismo que el número de documento que nos da el banco.
oPor Fecha-Importe: la fecha y el importe en la cartola tiene que coincidir con la fecha e importe de la línea en el mayor. Si ambos coinciden, la línea concilia. Si hay varios movimientos con la misma fecha e importe, se van conciliando hasta que se acaban por un lado u otro (cartola o mayor).
oPor Día: la suma de los ingresos de cada día en la cartola debe coincidir con la suma de los ingresos de ese día en el mayor. Si no coinciden, todos los ingresos de ese día se toman como no conciliados. Es un método fácil y rápido para conciliar ingresos.
oPor Mes: es el método menos restrictivo. Tienen que coincidir la suma de todos los ingresos del mes en la cartola y en el mayor. Este método es útil para tiendas, por ejemplo, donde hay muchos movimientos de ingreso, a veces por Transbank, cheque o efectivo, y no son fáciles de conciliar uno a uno.
•Conciliar egresos: la forma en la que se van a conciliar los pagos de este banco. Hay tres maneras de configurarlo, y en todas el número de documento de la cartola y el importe siempre tienen que coincidir con el número de documento e importe en el mayor. Es más restrictivo que en los ingresos, ya que el número de documento de los egresos siempre debe ser el mismo entre nosotros y el banco, por ejemplo el número de nuestros cheques. Revise las opciones contables, las relativas a cartolas ("Actualizar los Pagos con las Cartolas" y "Hacer las fechas iguales"), porque son útiles en este caso.
oFecha estricta: además del número de documento e importe, la fecha tiene que ser exactamente igual en el mayor y en la cartola para poder conciliar la línea. Si el movimiento de la cartola no tiene número de documento, se busca un movimiento sin número de documento y con el mismo importe y fecha en el mayor.
oFecha no estricta para todos los Egresos: con esta opción, sólo debe coincidir el número de documento e importe, da igual la fecha. Si no hay número de documento en la cartola, se busca cualquier movimiento en el mayor que tenga el mismo importe, da igual la fecha.
oFecha no estricta sólo para los Egresos con Nº de Documento: con la tercera forma de conciliar egresos, se diferencia entre los movimientos de la cartola que tienen número de documento y los que no:
•Movimientos con número de documento: se aplica el mismo criterio que en el punto anterior, debe coincidir el número de documento e importe, da igual la fecha.
•Movimientos sin número de documento: la fecha es estricta, debe coincidir el importe y fecha entre la cartola y el mayor (el número de documento está en blanco en ambos lados).
•Moneda: tipo de moneda que se usará para ese banco.
Además permite darle formato a las cartolas, indicando a que columna pertenece cada campo. Tiene que conocer la estructura del archivo plano que el banco suministra para la cartola, y ahí podrá especificar qué concepto va en cada columna. Las cartolas se pueden importar así, o mediante \Edición\Pegar tabla, que tal vez sea más cómodo porque se puede manejar mejor la información en Excel.
Podrá también adjuntar un impreso para Cheques, es decir el formato del impreso que se utilizará cuando se impriman cheque de este banco mediante la impresora. Los formatos iniciales se los suministrará Laudus, y después usted los puede configurar para que se ajuste a la posición de cada elemento (soporte de Laudus lo puede realizar, es un servicio con un costo asociado).