Con la masificación de la factura electrónica en Chile, muchas empresas han experimentado los beneficios de una gestión tributaria más eficiente y digitalizada. Sin embargo, junto con esta digitalización surge una pregunta clave: ¿Dónde y cómo almacenar correctamente estos documentos? La respuesta está en el respaldo automático, una práctica que no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también entrega tranquilidad ante fiscalizaciones, auditorías o imprevistos tecnológicos.
En este artículo, revisamos los requisitos legales del SII, los riesgos de un almacenamiento manual, y cómo soluciones como Laudus y su sistema de facturación electrónica, con respaldo en la nube, simplifican y automatizan esta tarea.
Requisitos del SII sobre respaldo
El Servicio de Impuestos Internos (SII) establece normativas claras respecto a la emisión, almacenamiento y respaldo de la factura electrónica. De acuerdo a la Resolución Exenta N°30 del 2015 y otras normativas vigentes, las empresas deben:
- Mantener un respaldo completo de todos los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) emitidos y recibidos.
- Conservar los archivos XML originales por un periodo mínimo de seis años.
- Asegurar la integridad, autenticidad y accesibilidad de los archivos respaldados.
Esto significa que no basta con imprimir las facturas o almacenarlas en carpetas locales. Es necesario que los archivos digitales estén protegidos contra borrado, daños o alteraciones.
Riesgos de almacenamiento manual
A pesar de las exigencias normativas, muchas empresas todavía almacenan sus DTE en carpetas locales, discos duros externos o incluso solo en el correo electrónico. Esta práctica, aunque común, conlleva una serie de riesgos:
1. Pérdida de información
Los dispositivos físicos son vulnerables a robos, fallas técnicas o accidentes como incendios o derrames. Un error humano o un virus podría borrar meses de documentos sin posibilidad de recuperación.
2. Acceso limitado
Cuando la información está almacenada en un solo dispositivo o servidor local, su acceso se restringe a ciertos lugares o usuarios. Esto afecta la agilidad de los procesos contables y administrativos.
3. Incumplimiento ante fiscalizaciones
No tener disponibles los DTE en formato digital original puede derivar en sanciones, multas o demoras frente a una fiscalización del SII. El acceso rápido y ordenado a esta información es clave para responder adecuadamente.
4. Falta de trazabilidad
El almacenamiento manual impide tener un control automatizado de la fecha, el tipo de documento, su estado o si ha sido revisado por el contador o auditor.
El Servicio de Impuestos Internos (SII) establece normativas que obligan a mantener un respaldo digital íntegro, accesible y verificable de todos los documentos tributarios electrónicos. Estas exigencias refuerzan la importancia de contar con un sistema de respaldo automático que garantice la disponibilidad continua de la información, incluso ante auditorías o imprevistos.
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Laudus y la nube: acceso desde cualquier parte
Una solución moderna y segura es optar por sistemas de respaldo automático en la nube, como el que ofrece Laudus y su sistema de facturación electrónica. Este tipo de software ERP no solo permite emitir factura electrónica cumpliendo con los estándares del SII, sino que también garantiza un respaldo automatizado, ordenado y siempre disponible de todos los DTE emitidos y recibidos.
Ventajas del respaldo automático en Laudus:
- Almacenamiento seguro y cifrado en servidores de alto estándar.
- Respaldo en tiempo real de cada documento, sin necesidad de acción manual.
- Acceso remoto desde cualquier dispositivo con internet.
- Historial completo y trazable de todos los documentos.
- Cumplimiento automático con los requisitos del SII.
Este enfoque entrega una solución robusta para contadores, administradores y profesionales del área financiera que requieren eficiencia, orden y cumplimiento normativo sin complicaciones.
Tranquilidad ante auditorías
Las auditorías internas o externas suelen ser momentos de tensión para cualquier organización. No contar con el respaldo de tus facturas electrónicas puede significar horas de búsqueda, reprocesos o incluso sanciones.
Contar con un sistema de respaldo automático como el de Laudus significa:
- Responder rápidamente a requerimientos del SII.
- Entregar evidencias digitales completas a los auditores.
- Evitar multas por incumplimiento en la conservación de documentos.
- Ahorrar tiempo al equipo contable y legal.
Cita relevante:
“El cumplimiento tributario no es solo una obligación legal, sino una buena práctica empresarial que protege la reputación y continuidad del negocio” – Manual de Buenas Prácticas Tributarias, Colegio de Contadores de Chile.
Conclusión
El respaldo automático de la factura electrónica no es un lujo, sino una necesidad operativa y legal. En un entorno cada vez más digital y exigente, adoptar soluciones que garanticen la seguridad, trazabilidad y disponibilidad de los documentos tributarios es clave para mantener una operación eficiente y protegida.
Con herramientas como Laudus y su sistema de facturación electrónica, las empresas no solo cumplen con los requisitos del SII, sino que además ganan agilidad, tranquilidad y una ventaja competitiva. ¡Haz del respaldo automático un aliado estratégico en tu gestión contable!
