Optimiza la gestión de tu empresa con nuestras soluciones
Nuestro sistema ERP está diseñado para responder a los desafíos de pymes, estudios contables y emprendimientos.
La digitalización de los procesos financieros en Chile ha llevado a las empresas a adoptar soluciones como la facturación electrónica para cumplir con las exigencias normativas del Servicio de Impuestos Internos (SII). Si eres jefe de finanzas o estás liderando el proceso de implementación de un sistema ERP en tu empresa, entender cómo funciona este sistema de facturación electrónica y qué regulaciones debes considerar es clave para evitar errores y garantizar una gestión tributaria eficiente.
A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber para implementar correctamente la facturación electrónica SII en tu negocio y cómo un ERP como Laudus puede facilitar este proceso.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un sistema de emisión, recepción y almacenamiento de documentos tributarios de manera digital, reconocido oficialmente por el Servicio de Impuestos Internos (SII). En lugar de emitir facturas en papel, las empresas generan documentos electrónicos validados por el SII, lo que permite un mayor control tributario y reduce los riesgos de evasión fiscal.
Este sistema reemplazó de forma obligatoria a la factura tradicional desde 2018, siendo actualmente el único método válido para documentar transacciones comerciales en la mayoría de los casos. Además de las facturas electrónicas, también se incluyen otros documentos tributarios como boletas, notas de crédito, notas de débito, guías de despacho, entre otros.
¿Cómo funciona la facturación electrónica en Chile?
El proceso de facturación electrónica en Chile está regulado por el SII, que establece los requisitos técnicos, normativos y operativos para emitir documentos electrónicos válidos. A grandes rasgos, este proceso implica:
- Generación del documento tributario electrónico (DTE): el sistema ERP o de facturación electrónica de la empresa genera el documento, con todos los datos requeridos por el SII.
- Envío al SII para validación: el documento se envía en formato XML al SII, que valida su estructura y contenido.
- Recepción del acuse de recibo: una vez aprobado, el SII devuelve una confirmación de aceptación, la cual permite al emisor enviarlo al cliente como documento tributario válido.
- Almacenamiento digital: la empresa debe mantener respaldo digital de estos documentos por un plazo mínimo de seis años, según exige la normativa vigente.
El SII permite a las empresas optar por una solución gratuita (Portal del SII) o por un sistema de facturación electrónica propio o de terceros, como los que se integran a través de un ERP.
¿Cuáles normativas debo mirar antes de implementar facturación electrónica con un sistema ERP?
Antes de implementar un sistema ERP con facturación electrónica, es indispensable revisar la normativa actual del SII para garantizar el cumplimiento tributario. Algunos aspectos clave que debes considerar:
1. Resolución Exenta N°45 de 2003 (y sus actualizaciones)
Establece las condiciones para ser emisor de documentos tributarios electrónicos. Define qué documentos se pueden emitir de forma electrónica, cómo deben ser firmados digitalmente y qué requisitos deben cumplir los emisores.
2. Formato y firma electrónica
Todo DTE debe cumplir con el estándar XML definido por el SII y estar firmado con un certificado digital autorizado por una entidad certificadora reconocida en Chile. Este certificado debe estar vinculado al RUT de la empresa.
3. Libros electrónicos
El sistema debe permitir la generación automática de los libros de compra y venta electrónicos, exigidos por el SII, y facilitar su envío mensual.
4. Plazos de envío
Las facturas electrónicas deben ser enviadas al SII y al receptor en un plazo máximo de 8 días desde su emisión. No cumplir con este plazo puede significar sanciones tributarias.
Por ello, al elegir un sistema de facturación electrónica, debes asegurarte de que esté alineado con las exigencias del SII y que cuente con actualizaciones permanentes ante cualquier cambio normativo.
¿Cómo se integra un sistema ERP al Servicio de Impuestos Internos (SII)?
La integración entre un ERP y el SII permite automatizar completamente el ciclo de emisión y validación de documentos tributarios electrónicos. Este proceso se realiza mediante la conexión directa entre el software y los servidores del SII a través de web services (APIs), lo que permite:
- Validar automáticamente los documentos antes de ser enviados al cliente.
- Consultar el estado de los DTE en tiempo real.
- Sincronizar el envío de libros electrónicos.
- Garantizar trazabilidad y cumplimiento normativo en cada paso.
Para que esta integración sea efectiva, el ERP debe:
- Estar homologado o cumplir con los requisitos técnicos del SII.
- Incorporar la gestión de certificados digitales.
- Estar preparado para manejar alta volumetría de documentos sin errores.
Algunos proveedores desarrollan esta integración de forma interna, mientras que otros utilizan plataformas de terceros. La ventaja de trabajar con un ERP con integración nativa al SII es que se reduce el margen de error y se optimiza la experiencia del usuario.
¿Cómo funciona la integración de Laudus con el Servicio de Impuestos Internos?
Laudus ERP es una solución diseñada específicamente para empresas chilenas, por lo que su módulo de facturación electrónica está completamente alineado con los requerimientos del SII. Su integración es nativa, lo que significa que no necesitas conectar sistemas externos ni realizar desarrollos adicionales.
Estas son algunas características clave de la integración de Laudus:
- Generación automática de DTE: desde el mismo sistema puedes emitir facturas, notas de crédito, boletas, guías y más, con los datos que ya están registrados en tus clientes, productos o servicios.
- Firma electrónica incluida: puedes incorporar tu certificado digital directamente en Laudus, o adquirir uno a través de sus canales asociados.
- Envío automático al SII y a los clientes: el sistema gestiona todo el proceso de validación, emisión y distribución de documentos en cuestión de segundos.
- Libros electrónicos automáticos: cumple con las exigencias del SII respecto al registro y envío mensual de libros de compra y venta.
- Trazabilidad total: puedes verificar el estado de cada documento, revisar su historial y acceder a reportes en tiempo real.
Gracias a esta integración, Laudus se convierte en una herramienta confiable y eficiente para cualquier jefe de finanzas que necesite asegurar la correcta emisión de documentos tributarios, ahorrar tiempo operativo y evitar multas por errores en los procesos.
Conclusión
Implementar un sistema de facturación electrónica no es solo una obligación legal en Chile, sino una oportunidad para mejorar la eficiencia y trazabilidad de los procesos financieros de tu empresa. Para lograrlo, necesitas un sistema ERP que no solo sea potente, sino que esté 100% alineado con la normativa local y homologado para operar con el SII.
En ese sentido, Laudus ERP destaca como una solución robusta y confiable para cumplir con todos los requisitos técnicos y normativos, facilitando una adopción rápida y segura de la facturación electrónica en Chile.
