¿Para qué sirve la casilla de intercambio de información en la factura electrónica?
En la factura electrónica existe un elemento clave para cumplir con la normativa del SII: la casilla de intercambio de DTE. Esta casilla permite el envío y recepción de documentos tributarios electrónicos entre contribuyentes.
Básicamente, esta casilla es la que recibe las facturas electrónicas de proveedores y también las respuestas de clientes a las facturas de ventas que nosotros les enviamos.
¿Por qué la casilla de intercambio de DTE es clave en la facturación electrónica?
Cuando enviamos una factura electrónica a un cliente que también es emisor electrónico, este tiene la obligación de enviarnos una respuesta electrónica. Lo mismo aplica en sentido inverso: si un proveedor nos emite una factura electrónica, debemos responderle desde nuestra casilla.
Puedes revisar las posibles respuestas de clientes y proveedores aquí.
No uses una casilla general de la empresa
Esta casilla no debe utilizarse para nada más. Es decir, no debe usarse una dirección ya existente dentro de la empresa, ni asociarse a usuarios específicos. Se debe crear una casilla exclusivamente para este fin, como por ejemplo:
dte@empresa.clfactura_electronica@empresa.cl
Si eres cliente de Laudus y no puedes solicitar una nueva casilla, contáctanos. Podemos proveerte una casilla única para tu empresa.
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¿Cómo revisar esta casilla en el SII?
Para acceder a los datos de tu empresa y revisar o cambiar esta casilla en el portal del SII:
Ingresa a www.sii.cl con tu RUT y clave.
Dirígete al menú de Factura Electrónica.
Busca la opción correspondiente a «Mail Contacto Empresas».
Allí podrás ver la casilla actual de intercambio. En nuestro caso, es la siguiente:
Allí podrá ver su casilla. En nuestro caso es:
¿Para qué se usa esta casilla y por qué debe ser exclusiva?
Una vez que la casilla está creada y registrada, debe usarse únicamente para este fin. Los mensajes que llegan a esa dirección son documentos XML, no son visualizables como archivos PDF. Están pensados para ser procesados automáticamente por el software ERP.
Por eso es importante permitir que Laudus gestione esta casilla:
- Configura Laudus para recoger el correo y procesarlo.
- No configures Outlook ni otro cliente de correo, ya que podrías perder mensajes y facturas.
¿Qué hace Laudus con esta casilla?
Una vez configurada, Laudus se encarga automáticamente de recoger los mensajes y clasificarlos.
Facturas de proveedores
- Los proveedores emisores electrónicos envían las facturas XML a la casilla.
- Laudus las recoge diariamente y notifica el número de facturas recibidas.
- Estas deben ser importadas desde la pantalla de Facturas de Compras (Gastos) para revisar el contenido y enviar respuestas.
Importante: El proveedor no está obligado a enviar la factura en PDF. A veces incluyen un vínculo para descargarla, otras veces no. Laudus muestra el contenido del mensaje para que puedas revisarlo.
Respuestas de clientes
- Son acuses de recibo, aprobaciones o rechazos enviados por clientes emisores electrónicos.
- Se comprueban una vez al día, al ingresar un usuario con permisos habilitados.
- Laudus actualiza la base de datos automáticamente con estas respuestas.
Otros mensajes
Los mensajes que no son DTE suelen ser spam o respuestas automáticas de servidores.
Laudus permite ver estos mensajes y borrarlos si es necesario.
¿Cómo configurar la casilla en el software Laudus?
Ve a Herramientas > Opciones de la empresa. En el apartado de facturación electrónica, configura lo siguiente:
Casilla: nombre del correo asignado para DTE.
Usuario y contraseña: proporcionados por tu proveedor de correo.
Servidor POP: suele ser el mismo que configuras en Outlook.
SSL: activa si tu proveedor lo requiere (por ejemplo, Gmail).
Dejar mensajes en el servidor: te recomendamos no activar esta opción para evitar duplicaciones.
Comprobar casilla: botón que te permite validar que la conexión funciona correctamente.
Conclusión
La casilla de intercambio de DTE es un componente clave en la correcta gestión de facturas electrónicas y cumplimiento con el SII. Usarla de forma exclusiva y automatizada con Laudus te ayuda a:
Evitar errores y pérdida de documentos.
Mantener la trazabilidad contable.
Asegurar la recepción y respuesta de DTE según normativa.
26 Comentarios
Hola,
Entiendo todo lo escrito acà.
Lo unico que me queda duda es sobre como se envía el xml al cliente. Laudus lo hace automaticamente cuando el receptor es electrónico, o yo debo hacerlo manualmente?
Otra consulta es sobre el acuse de recibo. Existen plazos para enviarlos? Laudus avisa cuando no he enviado un acuse de recibo?
Saludos.
Estimado Matías,
el XML se le envía al cliente después de enviarlos al SII y recibir respuesta conforme. También se le envía al cliente, cuando le envía la factura por correo electrónico desde Laudus.
En cuanto a las respuestas a proveedores, hay que enviarlas a la hora de importar las facturas de proveedores. En ese momento debe elegir el tipo de respuesta. En principio no debería poder importar la factura antes de enviar el acuse re recibo.
si soy receptor manual y autorizo al proveedor a que me envie la factura por medio electronico, puedo enviar el acuse de recibo de esa factura por email? si es asi, como seria el formato, o solo definir una oracion que se entienda que lo recibi, y como lo hago con la firma par adarle validez?
Estimada Romina, buena pregunta, el SII no detalló mucho qué se debe hacer en los varios supuestos especiales que se pueden presentar. En este caso en concreto, supongo que ser haría de la misma forma, es decir, firmando la copia cedible, escaneándola, y enviándola igual por email.
Hola Me ayudar por favor , algunos clientes me informan que las facturas que nosotros emitimos , no llegan a sus casilla , pero si estan validadas por el SII… tengo que verlo con mi proveedor de software o nosotros ??
Estimada Beatriz, depende, pero lo más normal es verlo con su proveedor de software. El ciclo es el siguiente: a partir de los datos que usted ingresa en la factura se elabora un archivo de datos en formato XML. Este archivo se envía a validación al SII. Una vez validado, se tiene que enviar por correo al cliente (si el cliente es emisor de Facturas Electrónicas también).
En Laudus, si el cliente es emisor, le emitimos un mensaje de confirmación para en ese momento enviar por email la factura. En las soluciones web entendemos que se hace de manera automática. Si no fuera así, debe haber una opción para enviar la Factura.
si doy el acuse de recibo en mayo, solamente puedo usar el credito fiscal en mayo, o se mantiene el plazo de 2 periodos sgtes.(junio , julio) para ingresarlas al libro de compras y usar el c. fiscal
Estimada Erika, el plazo de dos mese es sobre la fecha de emisión de la Factura del proveedor, no sobre la fecha del acuse de recibo.
Si en mi cuenta de mail de contacto esta la del SII. Nunca podre saber si mi cliente me envio el acuse de recibo
Estimada Ingridt, si utilizas el sistema de Mipyme, allí podrás ver el estado de las respuestas de clientes, suponemos. Si utilizas un sistema de mercado, debes ingresar a la configuración de tu empresa en el SII y revisar el correo que hay para intercambio de información. Si no es el correcto, debes cambiarlo.
Laudus ERP usa el correo que el receptor entrega en SII, o hay que solicitarlo junto con lo demás datos de facturación, para que reciban el XML de la factura aceptada por SII?
Estimado Dragomir, nosotros utilizamos el correo que el receptor entrega al SII. Y esta información se actualiza una vez al mes en Laudus ERP, por si acaso el receptor cambia la dirección de correo.
Hola:
cuando me solicitan el correo de contacto para hacer el acuse de recibo, puedo colocar mi propio correo (el de mi empresa) dado que no tengo el correo de todos mis proveedores?
Y se aplica en la realidad esta exigencia, porque conversando con un funcionario del Sii, me recomendó que lo hiciera, pero que el Sii estaba siendo flexible con dicha exigencia. La verdad me parece absurdo y perdidad de tiempo, tengo al mes más de 70 facturas de compras y debo hacer esto por cada factura, no solo el acuse de recibo del documento sinó también de la recepción de la mercadería.
Espero su comentario al respecto.
Gracias.
Hola:
Dónde puedo ver cual es el correo de la empresa proveedora a quien debo enviar el acude de recibo?
gracias.
Estimado Antonio, si es usuario de Laudus, en la ficha del Proveedor (\Compras\Proveedores), en donde dice «email DTE». Si tiene otro software, no podemos decirle. En cualquier caso, en la página del SII se puede consultar este dato, en el vínculo:
https://palena.sii.cl/cvc_cgi/dte/ce_consulta_rut
Estimado Antonio, cuando le consultan el correo de contacto tiene que dar el correo inscrito en el SII como correo de intercambio de información entre contribuyentes.
Y debe saber el correo de cada proveedor, lo puede consultar en su software (en \Compras\Proveedores en Laudus), o en la página del SII.
Y si tiene 70 facturas de proveedores al mes, considérese un afortunado. No son muchas para la media que tiene una Pyme (unas 100-150), y realmente pocas comparado con muchos clientes nuestros que exceden las 500 ó 1000 (por ejemplo constructoras).
Hola buenas,
Necesito verificar la información de un XML de Nota de Crédito, ya que el SII la rechazo por «DTE Referenciado no recibido en el SII». Y verificando la referencia en el SII aparece como recibido aceptado.
Como rescato el XML y que debo hacer para corregir este problema??
Como info adicional, nosotros tenemos la versión Cloud de Laudus.
Estimado Ariel, si usted ha verificado que la Factura a la que hace referencia la Nota de Crédito sí está recibida por el SII, entonces habría que ver bien cuál es la referencia que consta en el XML. Para ello le pedimos por favor que contacte con Soporte (en el fono 22 687 0100 o correo soporte@laudus.cl) porque debe mencionarles la Nota de Crédito, hay que revisar el XML creado, ver la referencia exacta, y comprobar de nuevo en el sitio del SII para asegurarnos de que todo esté correcto. Nunca nos ha sucedido que el SII muestre este error sin serlo, por lo que hay que revisar bien todo antes para ver dónde está el problema.
Seguramente se haya referenciado otra Factura, y lo que hay que hacer sería corregir el error y volver a generar el XML.
Buenas tardes estimados,
Tenia la siguiente consulta, lo que pasa es que queriamos cambiar parte del mensaje que se envia a traves de correo electronico a nuestros clientes cuando enviamos la factura a traves de los DTEs.
Saludos
Estimado Rodrigo, no es algo que pueda configurarse desde Laudus, tal vez como trabajo a medida, aunque tiene un costo en caso de ser posible. Le pedimos por favor que se ponga en contacto con postventa@laudus.cl para ver la factibilidad y costo. Gracias.
ESTIMADOS. BUENAS TARDES
Soy facturador electrónica del SII , y resulta que mi cliente (ISAPRE CRUZ BLANCA) efectuó un cambio de su casilla electrónica , pero al momento de emitir la factura , esta se va a la antigua casilla y no a la nueva casilla que me dicta el cliente. Ellos culpan a mi contador de que el debe cambiar algo en el SII y no me han querido pagar dicha factura . ¿QUIEN TIENE LA CULPA ? . saludos.-
Estimada María Luisa, es raro que el SII no haya cambiado el email de la factura, porque ellos tienen la información en tiempo real. Lo que sí es posible es que su cliente no haya cambiado la casilla en el SII, eso es más probable.
En cualquier caso, lo que debe hacer es rescatar el XML del SII y enviarlo al email que le indica su cliente. O tal vez en la plataforma del SII haya una opción para enviar la facutura por email (a cualquier correo).
si me cambio de proveedor de facturador electrónico, es necesario realizar un comunicado a mis proveedores para que realicen cambio de la casilla de contacto, o basta con cambiar el mail intercambio empresas en SII?
Estimado Cristopher, depende del software que utilicen sus proveedores. Cuando se cambia la casilla en el SII, este cambio no se envía a nadie, por lo que en teoría habría que enviar correo a todos los proveedores. Pero hay softwares que actualizan esta información periódicamente (en Laudus lo hacemos una vez al mes). Por lo tanto, para asegurar, lo mejor es enviar una notificación a los proveedores.