Las Guías de Despacho son los documentos de traslado de mercaderías que respaldan la entrega efectiva de los productos. No se utilizan en el caso de servicios (un servicio se puede facturar, pero no se hace Guía de Despacho del mismo porque no hay despacho físico).
La pantalla se divide en 4 bloques:
Por un lado tenemos un bloque con la siguiente información:
▪Número de Guía: Laudus genera automáticamente el número correlativo de Guía de Despacho. Si hay Guías electrónicas y normales, entonces cada una va con su correlativo propio.
▪Fecha: la fecha de la Guía de Despacho. Por defecto se pone la fecha del día en curso.
▪Electrónica: si la Guía es electrónica. Laudus permite hacer Guías electrónicas, pero antes hay que realizar el proceso de postulación a la emisión de Guías electrónicas ante el SII (Laudus se ocupa de estas gestiones). Una vez que el SII ha autorizado a la emisión, se activa dentro de Laudus en las Opciones de Facturación Electrónica.
Cuando la empresa está autorizada a emitir Guías electrónicas, Laudus por defecto genera Guías electrónicas cuando se hacen Guías nuevas. Si el usuario desea que la Guía se normal, entonces sólo debe desactivar esta casilla.
▪Nula: indica si la Guía de Despacho ha sido anulada. En tal caso se borraran todos los productos asociados a la Guía de Despacho y el número de Guía quedará en rojo, indicando que ha sido anulado.
▪Notas: indique alguna nota si procede para asociarla a la Guía.
▪O/C: número de la orden de compra.
▪Pedido: si la Guía ha venido precedida de un pedido, especifique aquí el número del mismo. Al elegir un número, Laudus copiará los datos del pedido (cliente, O/C, contacto, productos, ...) También puede ver el curso de esta Guía pulsando el botón 
de trazado de la barra de herramientas.
▪Es venta: indique si la Guía es venta y por tanto debe facturarse obligatoriamente. La casilla de la derecha muestra la factura, y no se puede modificar. Para crear la factura de esta Guía vaya a la pantalla de facturas. Si la casilla está en blanco (muestra '---'), significa que todavía no se ha facturado esta Guía. Para ver las Guías que están sin facturar vaya a la pantalla de Alertas. Tenga en cuenta que las Guías de Despacho se tienen que facturar con una fecha del mismo mes en el que se han emitido (aunque la factura se puede emitir hasta el día 10 del mes siguiente).
Si la Guía no constituye venta, desmarque esta casilla y podrá seleccionar el motivo (Traslado, Consignación, etc) en el desplegable asociado. Se pueden crear nuevos motivos de Guías que no son venta, haciendo click en el botón derecho del mouse.
▪Bodega: indique la bodega desde donde ha salido la mercancía. Todos estos movimientos se registran para después poder obtener el stock por bodegas. Para ver la cifra de stock general vaya a estadísticas, y si quiere ver la historia detallada de un producto, vaya a control de existencias.
▪C. Costo: indique al centro de costo que va asociada esta Guía. De esta forma se pueden obtener cuentas de resultados, estadísticas e Informes por centros de costo.
▪Forma de pago: indique la forma de pago pactada para el pedido.
Luego tenemos el bloque de 'Cliente' con la siguiente información.
▪Cliente: el cliente al que se despachan los productos. Cuando se elige el cliente se aplican sus descuentos o Lista de Precios asociados.
▪Contacto: indique un contacto si procede. Podrá dar de alta aquí mismo pulsando con el botón derecho del mouse sobre la flecha del desplegable.
▪Vendedor: indique el vendedor que corresponde al pedido.
▪Distribuidor: indique el distribuidor asociado. Recuerde que para mostrar este valor debe estar antes seleccionado en las opciones.
▪Lista precios: indique la lista de precios a utilizar para esta Guía. Para poder ver la lista de precios, esta debe estar creada y marcada en las opciones para mostrar Listas de Precios.
El siguiente bloque está relacionado con los datos de entrega del pedido:
▪Dirección: anote dónde se tiene que entregar los productos.
▪Despachador: persona encargada de despachar el pedido.
▪Costo: Costo del transporte para la empresa.
▪Horario: Horario de entrega
▪Tipo: tipo de despacho de acuerdo a la clasificación del SII para Guías Electrónicas.
▪Notas: Anote cualquier aclaración que considere oportuna.
Y por último tenemos el bloque de Información DTE, que será donde se registre la información de la Guía Electrónica, el número de envío y el estado en que está en la base del SII (sólo activada para emisores de Factura Electrónica con Laudus). Estos datos son rellenados por Laudus cuando se envía la Guía al SII para validación.
Productos
Recuerde que en todas las pantallas para introducir los productos, podrá ver el stock de cada uno de ellos, así como realizar la carga de los mismos por medio de pistolas de códigos de barra siempre y cuando se haya definido correctamente en la configuración del sistema.