Hay ciertas empresas en Chile que piden ciertos requerimientos especiales en las Facturas Electrónicas que reciben de sus proveedores.
Entre ellas, las más conocidas son las empresas mineras grandes (Codelco, Anglo American, Collahuasi, y BHP Billiton). Pero no son las únicas, también el Banco de Santander y las empresas de los grupos CCU y Enersis tienen especificaciones especiales. (Actualización: en 2014 Walmart se ha agregado a las empresas que piden consideraciones especiales).
A veces estos requerimientos son sencillos, tales como permitir ciertos documentos de referencia especiales. Un documento de referencia es un documento que está asociado a la Factura, y que por lo general es el que respalda en la empresa minera (u otras) la petición de la Factura. El más normal, y que todos los ERP soportan, es la Orden de Compra, pero en las mineras es muy utilizada por ejemplo la HES (Hoja de Entrada de Servicios). En Laudus soportamos además el número de Contrato, la Nota de Pedido, la Resolución, la SEP (Solicitud Electrónica de Pago), la Conformidad, y el Centro de Costo.
Lo que hacemos en Laudus es registrar los RUT de estas empresas especiales, y si se detecta que el cliente de una Factura Electrónica es de uno de estos RUT se activan ciertas comprobaciones. Por ejemplo, si la Factura va hacia el Banco de Santander, se cambia el tipo de documento de Orden de Compra a Nota de Pedido, ya que es con el que trabaja el Banco. Y se fuerzan ciertos tipos de documentos en función del cliente.
También hay empresas que obligan a ingresar el nombre del contacto, y las mineras obligan a especificar el orden de cada item de la factura y cómo se corresponde con los items de sus órdenes de compra (a través del famoso código QBLI). En este caso, por ejemplo, Laudus obliga a ingresar siempre un Pedido previo a la Factura, para así poder contrastar el orden de cada línea.
Para poder activar este comportamiento en Laudus es necesario ser emisor de Facturas Electrónicas, y además adquirir el filtro específico para mineras y otras empresas especiales. En ese momento, se podrán especificar en la pantalla de facturas las referencias necesarias:
y además Laudus activará el resto de los filtros y comprobaciones.
