Éste es un proceso que suele complicar a más de una empresa. ¿Qué debo hacer cuando el cliente no me recibe la Guía de Despacho completamente, y el camión se viene de vuelta con parte de la mercadería?
Antes de indicar qué hacer, es importante señalar que la Guía de Despacho (cuando es por Venta y no por Traslado o Consignación) sustituye plenamente a la Factura, y acredita la venta realizada. Por este motivo, la Guía de Despacho y la Factura deben coincidir totalmente, tal y como se deduce del artículo 55 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.
Pero cuando hay recepción parcial de mercaderías, y tal y como dice el SII en el Oficio 2825 de 1982, se pueden separar 3 casos:
- El cliente decide no recepcionar parte de las mercaderías: en este caso es el cliente quien debe emitir Guía de Despacho, la cual será el respaldo del traslado de las mercaderías devueltas, y que se adjuntará a la copia de la Guía inicial.
En la Guía que va a elaborar el cliente, que no es una Guía de ventas, se debe especificar el motivo de la devolución, el número y fecha de la Guía original, y las mercaderías devueltas individualizadas.
En este caso, sólo se facturan los items efectivamente recibidos por el cliente, pero es importante mantener siempre juntas tanto la Guía del despacho inicial, como la Guía que el cliente nos emitió a nosotros con la devolución. Esto puede complicar bastante la operativa de ciertos negocios que suelen emitir Guías por muchos productos, de los cuales el cliente elige in-situ sólo algunos. Y no hay solución sencilla, ya que legalmente las mercaderías deben viajar en el camión con una Guía de Despacho, y la Guía del despacho inicial no es válida para el traslado de vuelta de las mismas. - Se emite una Guía de Despacho en las oficinas centrales, pero después desde la bodega no se despachan todas las mercaderías indicadas en la Guía inicial.
Se produce cuando se emite la Guía en la oficina, y el camión después va a la bodega a recoger y despachar los artículos; pero al llegar a la bodega, se da cuenta que faltan algunos, o que no se pueden despachar otros.
Pues bien, el SII es claro: en este caso, hay que volver a la oficina y emitir de nuevo una Guía de Despacho por lo que efectivamente se vaya a despachar. Este caso hoy en día es fácil de solucionar, ya que es sencillo mantener un sistema computacional en línea que permita emitir las Guías de Despacho desde la bodega o desde la oficina central.
Es más, con la Guía de Despacho Electrónica es todavía más fácil, ya que incluso la oficina podría emitir de nuevo la Guía y enviar el PDF para ser impreso desde la bodega. En 1982 suponía un problema, pero hoy en día es más trivial este caso. - Cuando el cliente recibe las mercaderías que acompaña la Guía, se establece que hay una merma, por lo que se recibe menor cantidad y/o precio.
Estamos frente un problema con dos versiones: que la merma implique menor cantidad, o que signifique que se va a facturar la misma cantidad pero a un menor precio. La solución es la misma, hay que facturar todo el contenido de la Guía, y a continuación emitir Nota de Crédito por la merma.
En el caso que la merma haya sido una cantidad menor, la Nota de Crédito es por devolución (sólo se indican las unidades devueltas, al precio original); y si la merma implica sólo un menor valor, la Nota de Crédito es por descuento (se indican todas las unidades, y en el precio unitario sólo el descuento a efectuar). Recuerde que en Laudus puede indicar por cada producto de las Notas de Crédito si es por devolución o descuento, y es importante a efectos del stock, ya que las Notas de Crédito por descuento no afectan a los movimientos de stock, sólo a la rentabilidad de las ventas:
