Estimados usuarios, en las últimas semanas hemos estado mejorando notablemente el proceso de envío de las Facturas Electrónicas de ventas (en general todos los DTE) a revisión al SII y a los Clientes. Si no ha actualizado en marzo, es bueno que lo haga para aprovechar las nuevas ventajas.
Nuestra intención ha sido que el proceso sea más rápido, con menores posibilidades de error por parte del usuario, y con más información sobre situaciones de posible conflicto. Creemos que se acostumbrará pronto a las diferencias, y los comentarios de los usuarios que lo han probado han sido positivos. Los cambios han sido:
- Al enviar la Factura Electrónica (DTE) al SII mediante el botón:
obtenemos el número de envío (que suele ser casi instantáneo por parte del SII), pero no comprobamos el estado en el momento. No es importante consultar el estado en ese momento, ya que con el envío al SII es suficiente, y se ahorra mucho tiempo en el proceso (además el SII puede demorar desde segundos hasta horas en proveer del estado). - Al enviar el DTE en el paso anterior sí se envía en el mismo instante el DTE al cliente (si el cliente es emisor de facturas electrónicas) sin preguntar al usuario. Así evitamos una pantalla más de confirmación del envío, y además ahora más que nunca es importante enviar cuanto antes el DTE al cliente, debido a la nueva circular nº4 del SII.
- Al final de este envío al SII y al cliente, se informa con un mensaje si ambas operaciones se han realizado, y el número de envío confirmado del SII. Si el cliente no es emisor (mensaje de la derecha abajo), se informa que no hace falta enviarle la factura por email.
- Laudus comprueba el estado de los DTE «en el fondo», o cuando usted lo hace explícitamente en la pantalla de \Ventas\Facturas\Revisar DTE Pendientes. Pero ya no es necesario que lo haga en la segunda pantalla, puesto que si no lo hacemos por usted.
- Cada vez que usted ingresa a la pantalla completa de Facturas de Ventas, Laudus comprueba si tiene DTE rechazados por el SII, o rechazados por su cliente (y que usted no haya emitido Nota de Crédito). Le informamos de ambas situaciones a corregir. En el caso de rechazo por el SII debe comunicarse con soporte de Laudus para comprobar el motivo.
Pero si es su cliente quien le rechaza la Factura, no es competencia de Laudus, es una cuestión comercial entre usted y sus clientes. En teoría usted debería hacer Nota de Crédito, ya que «en teoría» el cliente no puede arrepentirse y aceptar una factura rechazada (vea la entrada sobre la nueva circular del SII al respecto). Informamos de estas facturas rechazadas durante 90 días. - Recuerde que sus clientes le pueden rechazar facturas pero sin enviarle el correo con el rechazo, sino hacerlo a través de la plataforma del SII. Debe ingresar a la misma para comprobar los rechazos.
- Hemos eliminado la pantalla que salía al iniciar Laudus donde se exponían las respuestas de los clientes a nuestros DTE, por dos motivos: porque las comprobamos «en el fondo» y sólo avisamos de cuando rechazan (que realmente es lo que interesa), y segundo motivo porque ahora las respuestas son menos relevantes debido a la nueva plataforma de aceptaciones y rechazos del SII.
Así hay menos pantallas, e informamos sólo de lo realmente relevante, sin distraer. - Cuando se ingresa a Laudus se comprueba la casilla de intercambio de DTE, y por lo tanto se bajan tanto las respuestas de clientes a nuestras facturas como las facturas de proveedores. El resto de los correos se descarta, ya que son spam o correo mal dirigido. Esta casilla, como dice el SII, debe servir única y exclusivamente para enviar y recibir Respuestas y Facturas Electrónicas.
- Al ingresar a la pantalla de \Compras\Facturas, se informa de los correos recibidos que hay pendientes de importar:
El número de correos no tiene por qué ser igual al número de facturas a importar, ya que puede ser que:
– El proveedor haya enviado la misma factura varias veces.
– Usted ya haya ingresado la factura como un gasto, sin importarla, y en ese caso ya no la mostramos pendiente de importar.
– El email contenga Guías u otros documentos electrónicos que no se importen. - Se ha corregido un error por el que podían quedar muchos DTE antiguos en la casilla de intercambio, y todos los días se comprobaban muchos correos antiguos y demoraba mucho tiempo. Ahora no deberían quedar correos en la casilla, y se perderá menos tiempo al abrir el sistema todos los días.
- Se han agregado dos nuevas opciones para el envío de las Facturas a los clientes:
Con la primera opción «Enviar una copia de mis DTE a» se puede especificar una dirección de correo a donde se enviará una copia de cada factura que se envía a los clientes. Así se puede separar de las copias que se pueden enviar de los otros correos.
La segunda opción es para decidir si se envía el PDF junto con el XML de cada factura. La mayoría de las empresas no envían los PDF porque quienes reciben las facturas son sistemas automáticos que los desechan. Y además demora más tiempo el envío de cada factura porque se tiene que generar el PDF y enviarlo en el correo. Pero sí hay clientes que les gusta enviar el PDF junto con el XML de cada factura.
Esperamos que con estos cambios se aceleren más los procesos, además de tener más información sobre posibles situaciones conflictivas y ayudar a resolverlas antes de que sea tarde.