Uno de los aspectos potenciados por Laudus es la capacidad para enviar todos los informes y pantallas a diversos destinos (email, impresora, Excel®, ...). En esta pantalla se configuran las opciones de envío de informes (incluyendo cotizaciones, órdenes de compra, etc) por correo electrónico. Cuando se envían por email, se genera un PDF o una página web (archivo HTML), y este documento es el que se adjunta y envía por correo.
Formato para envío de correos
Es el formato en el que se van a generar los informes para envío por correo electrónico. Puede elegir entre PDF y HTML. Haga pruebas en ambos formatos para ver cuál le acomoda más. Recomendamos PDF, ya que los documentos generados retienen el formato original, y no pueden ser modificados (Laudus protege el PDF para que no se pueda modificar), además que le dan una imagen más profesional a su empresa. A la hora de enviar cotizaciones esto es muy importante, ya que es lo que el cliente ve de su empresa.
Si el receptor del documento no tiene el visar de PDF (Acrobat Reader®), pruebe con HTML.
Cuando utiliza HTML tiene dos opciones:
•Enviar el mensaje incrustado en el email: de esta forma, el documento generado es el cuerpo del mensaje, y no un archivo adjunto. Asímismo, las imágenes que formen parte del mensaje se incrustan dentro del mismo, y el receptor siempre las verá, ya que "viajan" con el mensaje. Para enviar los mensaje incrustados, es necesario enviar los mensajes mediante Laudus, y no a través de su programa de correo electrónico, opciones que se explican más abajo.
•Enviar el mensaje HTML como un archivo adjunto: se envía el archivo HTML como un archivo adjunto al mensaje, que el receptor tiene que abrir.
Si tiene dudas sobre qué formato elegir haga pruebas con ambos. Si necesita saber más sobre HTML pregunte a su diseñador de páginas Web.
Enviar mensajes utilizando
permite especificar si se envían los mensajes utilizando su programa de correo, o Laudus directamente:
•Mi programa de correo electrónico: se envía el mensaje utilizando su programa de correo electrónico (Outllook, Thunderbird, ...).
Laudus se encarga de comunicarse con su programa para que usted no tenga que abrirlo y establecer los datos del mensaje.
La ventaja de utilizar este método es que el mensaje le queda grabado como si lo hubiera enviado directamente desde el programa.
Si no funciona este método de envío, es porque su programa no soporta MAPI. Los programas más utilizados del mercado soportan este estándar, por lo que no debería suponer un problema. Si tiene dudas, consulte en la documentación de su programa de correo electrónico.
•Correo de Laudus ERP: se envía el mensaje a través de una cuenta de correo genérica de Laudus (correo@erp.laudus.cl) , esta opción es bastante utilizada cuando aun no se definen cuentas empresas o han tenido algún inconveniente con sus cuentas de correos.
•Laudus: se envía el mensaje directamente por Laudus. Este es el método que debe utilizar si quiere enviar mensajes HTML incrsutados en el cuerpo del mensaje. Laudus incluye dentro un motor para enviar y recibir correos, como si fuera un programa de correo electrónico. De esta manera podemos enviar mensajes directamente, y gestionar la casilla de correo de intercambio de informaciónen el caso de la Factura Electrónica. Las opciones son:
oEnviarme una copia: envía el mensaje también al email de la empresa (además de al destinatario), para poder tener una copia y saber qué se le envió al cliente, proveedor, ...
oEnviar mensajes HTML incrustados: si desea que los archivos HTML generados se envíen incrustado en el mensaje (active esta casilla), o como un archivo adjunto (desactive esta casilla).
oServidor SMTP: es el servidor que se utiliza para enviar el correo, que suele ser el mismo que está en la configuración de su programa de correo electrónico. Busque por "Servidor SMTP" en la configuración de su programa de email para ver cuál es el que está utilizando.
SMPT significa "Simple Mail Transfer Protocol", y es el protocolo que se utiliza para enviar correos electrónicos. En la configuración del correo siempre se especifican dos servidores de correo, uno para enviar y otro para recibir. el nombre de ambos puede coincidir o no.
El servidor SMTP es el que se encarga de enviar los correos.
oConexión Segura: indica el modo de conexión para realizar el envío. Si se marca la casilla la información se enviará a través de servidores seguros, garantizando el respaldo de la información enviada. Depende de la configuración que le exija su proveedor de correo electrónico, esta opción no depende de usted. Si no está seguro, pregunte a su técnico, o pruebe activando y desactivando la casilla para saber cuál funciona.
Hoy en día, lo más normal es que se requiera conexión segura.
Técnicamente, Laudus cambia el protocolo y además el puerto de conexión, utiliza el puerto 25 para conexiones no seguras, y puertos 465 y 587 para conexiones seguras (como ambos son comúnmente utilizados, y para facilitarle la labor de tener que averiguar estos detalles técnicos, primero probamos uno, y si no funciona, probamos el otro valor).
oRequiere Autenticación: si se marca esta casilla se necesitará introducir un Usuario y Contraseña a la hora de enviar los correos. Es la configuración más habitual.
oRequiere recoger correo: hay proveedores de correo electrónico que le exigen que se conecte a su casilla de recoger correos antes de poder enviarlos. No es la configuración más habitual, pero a veces lo configuran de esta manera.
Si es el caso, deberá marcar esta casilla, y especificar su servidor de correo POP (el servidor de entrada de correo electrónico). Laudus no recogerá su correo, sólo simulará una conexión al servidor, para que así pueda enviar los mensajes.
oServidor POP: es el servidor que se utiliza para recibir el correo, que suele ser el mismo que está en la configuración de su programa de correo electrónico. Busque por "Servidor POP" en la configuración de su programa de email para ver cuál es el que está utilizando. Esta opción sólo se requiere cuando se marca la casilla anterior de "Requiere recoger correo".
En caso de especificarse esta opción, se utilizarán el nombre de usuario y contraseña de arriba para la autenticación en el servidor de recogida de correo.
oEmail empresa: la dirección de correo electrónico de su empresa, que es la que figura en el mensaje como quién está enviándolo.
oResponder a: si la dirección de su empresa es diferente a la dirección donde quiere que le respondan, introdúzcala aquí. Sólo ingrese un valor si la dirección es diferente.