Una gestión de cobranza eficiente es uno de los pilares de la salud financiera de cualquier empresa. No se trata solo de recuperar pagos atrasados: implica asegurar liquidez, mantener relaciones sanas con los clientes y garantizar que las operaciones sigan funcionando sin sobresaltos.
Sin embargo, muchas empresas en Chile aún realizan su gestión de cobranza de forma manual o descoordinada, lo que se traduce en morosidad, pérdida de tiempo y falta de control sobre los flujos de caja.
Aquí es donde un ERP como Laudus marca la diferencia.
¿Qué es la gestión de cobranza?
La gestión de cobranza es el conjunto de acciones que realiza una empresa para recuperar pagos pendientes de clientes o deudores. Abarca desde los recordatorios de pago hasta los procesos judiciales, según el nivel de morosidad.
Tipos de gestión de cobranza
Preventiva o proactiva: se ejecuta antes del vencimiento o poco después, buscando evitar que el cliente caiga en mora.
Extrajudicial: incluye llamadas, correos, mensajes y cartas. En Chile, está regulada para proteger al consumidor.
Judicial: implica acciones legales o demandas cuando las gestiones previas no resultan efectivas.
Marco legal de la cobranza en Chile
La Ley N.º 19.496 sobre Protección de los Derechos de los Consumidores regula las prácticas de cobranza extrajudicial, estableciendo límites claros sobre cómo y cuándo contactar al deudor (BCN Chile).
Entre los puntos más importantes:
Las gestiones deben realizarse solo de lunes a viernes entre las 8:00 y 20:00, y los sábados entre 10:00 y 13:00.
Está prohibido comunicar la deuda a terceros.
Solo pueden cobrarse gastos de cobranza reales y con topes definidos por el SERNAC.
Si la empresa no realiza una gestión útil gratuita dentro de los primeros 15 días del atraso, debe descontar 0,2 UF del monto cobrado al cliente.
Cumplir con estas disposiciones no solo evita sanciones, sino que también mejora la percepción de la marca y fortalece la confianza de los clientes.
Cómo hacer una gestión de cobranza efectiva
Una gestión de cobranza efectiva combina estrategia, empatía y tecnología. El objetivo no es presionar al cliente, sino recuperar los pagos de manera profesional, evitando conflictos y cumpliendo la ley.
1. Segmenta tu cartera de clientes
Clasifica a los deudores por antigüedad, monto y comportamiento de pago. Esto te permitirá priorizar las gestiones más relevantes y aplicar estrategias diferenciadas.
2. Define una política de cobranza clara
Establece procedimientos internos documentados: plazos, tipos de contacto, límites de frecuencia y criterios de escalamiento (por ejemplo, cuándo pasar a cobranza judicial).
3. Realiza gestiones útiles y oportunas
Dentro de los primeros 15 días del impago, se debe realizar al menos una gestión gratuita. Esto demuestra buena fe y cumple con la normativa chilena.
4. Registra cada contacto
Lleva un historial detallado de llamadas, correos y visitas. Esto facilitará auditorías internas y permitirá identificar patrones de comportamiento de pago.
5. Analiza y ajusta
Evalúa mensualmente tus indicadores: tasa de recuperación, DSO (Days Sales Outstanding) y nivel de morosidad. Estos datos te permitirán mejorar continuamente.
Cómo hacer seguimiento de la gestión de cobranza con un ERP
Un ERP permite integrar la gestión de cobranza en el flujo general de operaciones de la empresa. En lugar de depender de hojas de cálculo o registros manuales, el ERP centraliza todo en una plataforma digital.
Beneficios principales
Automatización: envía recordatorios automáticos por correo o notificaciones internas.
Monitoreo en tiempo real: visualiza qué facturas están vencidas o en proceso de pago.
Reportes automáticos: obtén indicadores financieros actualizados y exportables.
Trazabilidad completa: cada contacto o acuerdo queda registrado.
Cumplimiento normativo: permite aplicar topes y plazos según la ley chilena.
Incluye estos Indicadores clave para el seguimiento
Tasa de morosidad: porcentaje de clientes con deuda vencida.
DSO (Days Sales Outstanding): días promedio para recuperar una venta.
Tasa de recuperación: monto cobrado respecto al total adeudado.
Costo por cobranza: cuánto gasta la empresa por cada gestión exitosa.
Un ERP bien configurado puede enviar alertas automáticas cuando una factura supera cierto plazo o cuando un cliente acumula varias deudas, facilitando una respuesta temprana.
25% OFF en Laudus ERP para siempreee
Aprovecha esta oferta hoy para nuevos clientes y obtén un descuento eterno en la facturación mensual.
Gestión de cobranza integrada en tu ERP: la solución completa de Laudus
En lugar de depender de sistemas externos o integraciones complejas, Laudus ERP incorpora la gestión de cobranza directamente dentro de su plataforma, lo que permite controlar todo el proceso financiero —desde la emisión de facturas hasta el seguimiento de pagos— en un solo lugar.
Esta integración total elimina duplicidades, reduce errores y ofrece una trazabilidad completa de cada movimiento contable y comercial, lo que se traduce en ahorro de tiempo, mayor control y decisiones basadas en datos reales.
Beneficios de gestionar la cobranza directamente con Laudus ERP
- Automatización de alertas y recordatorios de pago: envía notificaciones automáticas a tus clientes según fechas de vencimiento o montos pendientes.
- Cumplimiento normativo garantizado: Laudus cumple con la Ley N.º 19.496 y los estándares definidos por el SERNAC, asegurando una gestión responsable y transparente.
- Reportes financieros en tiempo real: obtén indicadores clave como DSO, tasa de morosidad y flujo de caja actualizado sin depender de hojas de cálculo.
- Trazabilidad y auditoría total: cada contacto, pago o gestión queda registrado dentro del sistema contable, facilitando la supervisión interna y las revisiones externas.
- Ahorro de recursos administrativos: al centralizar la cobranza, se reduce la necesidad de tareas manuales y el riesgo de duplicación de información.
- Escalabilidad y soporte local: Laudus crece junto a tu negocio, adaptándose al volumen de clientes y operaciones, con acompañamiento técnico desde Chile.
Conclusión
Una gestión de cobranza eficiente es fundamental para la salud financiera de cualquier empresa. Implementar políticas claras, respetar la normativa chilena y aprovechar herramientas tecnológicas como un ERP permite profesionalizar el proceso, automatizar tareas y mantener control total sobre las finanzas.
En Chile, donde las pequeñas y medianas empresas enfrentan desafíos constantes de liquidez, digitalizar la cobranza ya no es una opción, sino una necesidad.
Si tu empresa busca optimizar su gestión contable y de cobranza, te recomendamos conocer las funcionalidades de Laudus ERP: un sistema integral que permite facturar, contabilizar y controlar tus pagos desde una sola plataforma.
